Rijd je een zakelijke auto? Dan moet je al je gereden ritten bijhouden. Dit kun je doen met pen en papier. Makkelijk? Ja. Kans op fouten? Absoluut. Hoe verleidelijk het soms ook lijkt, ‘even snel’ je rittenregistratie bijhouden is enorm gevoelig voor fouten. Fouten die je liever niet maakt bij de Belastingdienst. Dat moet toch anders kunnen? Gelukkig hebben wij bij RouteVision een rittenregistratieformulier voor Excel.
Handmatig de rittenregistratie bijhouden in Excel
Je hebt liever geen fouten in je rittenregistratie. Snappen we. Daarom hebben we een handig hulpmiddel. Je rittenregistratie kun je overzichtelijk bijhouden met behulp van ons Excel-rittenregistratie formulier. Dit Excel-formulier bevat alle eisen van de Belastingdienst voor een juiste rittenregistratie. Zo kun je je gereden kilometers compleet en overzichtelijk bijhouden.
Waarom moet je rittenadministratie in Excel bijhouden?
Rijd je met een zakelijke auto, dan mag je jaarlijks maximaal 500 kilometer privé rijden met je zakelijke auto, mits je geen bijtelling betaalt. Met andere woorden: deze hoeveelheid gereden kilometers moet je kunnen aantonen met een rittenregistratie. Dit is geen nattevingerwerk: dit komt aan op details. Een manier om dit te doen is door een rittenregistratie in Excel bij te houden waarin alle gegevens van de rit staan weergegeven.
Zo gebruik je de rittenregistratie Excel
De rittenadministratie in Excel gaat eenvoudig in zijn werk. het rittenregistratiesysteem van RouteVision kan alle ritten naar een Excel-bestand kan exporteren. Zo heb je toch een rittenregistratie in Excel zonder handmatige administratie. We nemen de stappen met je door.
- Download de Excel app op je mobiele telefoon, tablet of laptop. Voorkom handgeschreven registraties: deze kunnen alleen maar kwijtraken! Scheelt ook weer tijd: je hoeft namelijk geen registraties over te typen.
- Bewaar de ritregistratie in de cloud. Mocht er iets gebeuren met je laptop of smartphone, is er niet meteen paniek.
- Deel het rittenregistratieformulier in Excel in naar maanden. Zo kun je de juiste maand altijd snel en gemakkelijk terugvinden.
- Check! In het formulier kun je alle informatie nu eenvoudig bijhouden. Mocht de belastingdienst er naar vragen, heb je alle informatie altijd en meteen bij de hand. En vooral fijn: zonder fouten.
Download het rittenregistratieformulier Excel
Meer orde aanbrengen in je rittenregistratie? Gebruik dan gratis ons handige hulpmiddel. Download hier ons rittenregistratieformulier voor Excel.
Nadelen rittenregistratie in Excel
Tja, hoe eenvoudig een rittenregistratieformulier in Excel op het eerste oog lijkt, hoe onpraktisch het in de praktijk vaak is. Het handmatig bijhouden van een rittenadministratie in Excel is namelijk een enorm tijdrovende klus.
Ga maar eens na: na iedere rit moet je de ritgegevens handmatig in het Excel-formulier invullen. Op elke locatie moet je het adres opzoeken. Fouten zijn niet welkom. Daar gaat je plezier in het autorijden.
Houd je de rittenregistratie handmatig bij in Excel, dan ligt de verantwoordelijkheid voor de bewaarplicht bij jou. Maak je gebruik van een rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie. En geloof ons: dat scheelt een hoop kopzorgen.
Automatische rittenregistratie
Hoe dit beter kan? Met het automatische rittenregistratiesysteem van RouteVision. Dit systeem doet namelijk – geheel automatisch – de rittenadministratie voor je. Alle data wordt verzameld en opgeslagen in een database. Zo is je rittenregistratie dus altijd beschikbaar voor de belastingdienst.
Dat betekent: geen handmatige registraties meer. Geen papieren die kwijtraken. Geen tijd én energie kwijt aan taken die totaal geen energie opleveren. Die tijd kun je wel beter besteden. Daarnaast heb je zwart op wit staan hoe lang er bij welke klant gewerkt is. Dat maakt de facturatie ook nog eens een stuk makkelijker.
Ons ritregistratiesysteem beschikt over het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Dit betekent dat je de rittenregistratie op de juiste manier bijhoudt voor de belastingdienst en deze dus altijd waterdicht is. Dat geeft rust.
Hoe werkt een automatische rittenregistratie?
Met een automatische rittenregistratie heb je je Excel-formuliertjes niet meer nodig. Dit wordt namelijk allemaal automatisch gedaan voor je. Dat leggen we uit.
In ieder voertuig installeren we een zogenaamde black box. Deze black box houdt alle gegevens en data van ieder voertuig live bij in een online omgeving. In ons systeem kun je deze informatie eenvoudig beheren. Zo geef je bijvoorbeeld eenvoudig aan als een rit ‘privé’ gereden is.
Het systeem houdt de volgende informatie bij:
- Merk, type en kenteken van het voertuig
- Datum en tijd
- Adres aankomst- en vertrek locatie
- Kilometerstart- en eindstand.
- Afgelegde route
Ontdek de mogelijkheden!
Je kunt natuurlijk aan de slag met de rittenregistratie van Excel. Met ons handige formulier kom je al een heel eind. Zorgt het vooral voor administratieve rompslomp? Energie waar je niet vrolijk van wordt? Kies dan voor onze automatische rittenregistratie. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden en hoe je het kunt gebruiken. Heb je vragen of wil je gewoon eens kennis maken? Neem contact met ons op!
