Als meerdere mensen gebruik maken van een bestelauto, dan is het lastig om de bijtellingsregels individueel toe te passen. In uitzonderlijke gevallen is het dan mogelijk om de bijtelling af te kopen. In deze blog leggen wij uit aan welke voorwaarden je moet voldoen en wat de kosten zijn.
Bijtellingsregels
Als je een zakelijke auto ook privé gebruikt, krijg je te maken met bijtelling. Kort gezegd komt het erop neer dat je een percentage van de catalogusprijs van de auto moet optellen bij je loon. Daarover betaal je vervolgens inkomstenbelasting. Als je deze bijtelling wilt voorkomen, moet je kunnen aantonen dat je de auto minder dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden gebruikt. Dit geldt in principe voor alle zakelijke auto’s.
Bijtelling afkopen
Als werkgever kun je, in uitzonderlijke situaties, de bijtelling afkopen. Werknemers hoeven dan geen rittenregistratie bij te houden. Hier zitten meerdere voorwaarden aan waar de Belastingdienst kritisch naar kijkt. We leggen deze hieronder uit:
- Het betreft een bestelauto van een bedrijf (zie bovenstaande informatie)
- Alleen werknemers mogen gebruik maken van de afkoopregeling
- Er is sprake van doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto
- Het is ondoenlijk om een rittenregistratie bij te houden
1. Definitie bestelauto
Bijtelling afkopen is alleen mogelijk voor voertuigen met een grijs kenteken. De benaming grijs kenteken heeft niets te maken met de kleur van de van de kentekenplaten; die zijn gewoon geel. Het gaat dan om een voertuig dat door de Belastingdienst wordt gezien als een bestelauto van een bedrijf. De eerste letter begint dan met een B of een V. Vroeger was het kentekenbewijs deel I van deze voortuigen grijs. Wordt het voertuig door de belastingdienst niet gezien als een bestelauto van een bedrijf dan is het niet mogelijk om de bijtelling af te kopen en moet je een rittenregistratie bijgehouden.
2. Niet voor ondernemers en DGA’s
Bijtelling afkopen is alleen mogelijk voor werknemers. Ben je zelf een ondernemer of DGA dan kun je de bijtelling niet afkopen maar moet je een rittenregistratie bijhouden.
3. Doorlopend afwisselend gebruik
Een werkgever kan de bijtelling van een bestelauto alleen afkopen als deze kan aantonen dat de bestelauto door ten minste 2 werknemers afwisselend wordt gebruikt, in samenhang met de aard van de werkzaamheden én het werk binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld door een urenregistratie of dienstrooster. Heb je maar één werknemer dan kan er geen sprake zijn van doorlopend afwisselend gebruik. De werknemer moet dan een rittenregistratie bijhouden. Heb je twee monteurs en twee bestelauto’s dan is afwisselend gebruik niet noodzakelijk en moeten beide werknemers een rittenregistratie bijhouden. Er is ook geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als je twee werknemers hebt en één bestelbus en op de maandagen en dinsdagen gebruikt de ene werknemer de bestelauto en op de andere dagen de andere werknemer.
Heb je bijvoorbeeld tien monteurs in dienst en vier bedrijfsbussen en pakken de monteurs willekeurig een van de bestelauto’s voor zakelijke- en privéritten dan is het afkopen van de bijtelling mogelijk als ook aan de volgende voorwaarde wordt voldaan.
4. Te ondoenlijk om een rittenregistratie bij te houden
Het is, door de aard van de werkzaamheden te veel werk om bij te houden wie, wanneer in de bestelauto heeft gereden. Dit is redelijk subjectief en kan daardoor gemakkelijk voor een geschil met de Belastingdienst zorgen. Stel dat je per dag naar één à twee adressen rijdt dan is het natuurlijk niet ondoenlijk om een rittenregistratie bij te houden. Waar de grens precies ligt wordt per geval beoordeeld. Het is verstandig om vooraf met de Belastingdienst te overleggen of jouw specifieke situatie aan deze voorwaarde voldoet.
Wat kost het afkopen van de bijtelling?
De werkgever betaalt per bestelauto een eindheffing van € 300,- per bestelauto per jaar. Dit komt neer op € 25,- per bestelauto per maand. De werkgever gebruikt hiervoor code 5 in de aangifte loonbelastingen en hoeft deze kosten niet op de werknemer te verhalen.
Gezien de voorwaarden en kosten is het beter om te kiezen voor een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem. Je hebt dan geen problemen als je toch niet aan alle voorwaarden voldoet en je profiteert van alle voordelen die het systeem biedt:
- Live track & trace van het voertuig
- Inzicht in de status van het voertuig
- Rapportages over:
- Reistijden en -afstanden
- Werktijden en -uren per persoon
- Werktijden en -uren per locatie
- Inzicht in de bezochte locaties en gereden routes
- Inzicht in het rijgedrag
Bovenstaande informatie is handig voor een correcte en efficiënte administratie. Bij onregelmatigheden is het ook prettig dat je precies terug kunt zien welke locaties iemand onder werktijd heeft bezocht, hoe lang iemand op een locatie is geweest en hoeveel uur iemand in een specifieke periode heeft gewerkt. De mogelijkheid om dit na te kunnen kijken voorkomt ongewenst gedrag van werknemers. Een rittenregistratiesysteem is daarmee voordeliger dan het afkopen van de bijtelling.
Ben jij op zoek naar een sluitende rittenregistratie, die fiscusproof is? Lees dan hier verder.
